Notionで管理しているタスクに「完了」のチェックボックスを追加する

Notionでタスク管理をしていると、タスクの完了操作を簡単にしたいと思うことがあります。

今回は、チェックボックスとオートメーションを組み合わせて、ワンクリックでタスクを完了できる仕組みを紹介します。

下記に設定手順を記載します。

• 1：[ + ]を選択する

• 2：[ チェックボックス ]を選択する

• 3：「チェックボックス」というプロパティ名を任意の名前に変更する
  　　私は文字幅を少なくしたいので、✅にしてみました（絵文字）

• 4：[ チェックボックス✅]のプロパティが追加されたことを確認
  　　列の幅は極小にしておきました。

列をずらして、チェックしやすい位置にもっていきましょう。ファーストビューで目に入ってくる位置にしました。

これで、タスク完了用のチェックボックスの設置が出来ました。

タスクが完了した場合には、チェックを入れるわけですが、すでにある「状態」というプロパティと連動させたいので、チェックを入れたとき「状態」を自動で「完了」に変更させましょう。

このとき、オートメーションという仕組みを使用します。

今回は、下記のオートメーションを定義します。

• チェックボックスONにしたとき：「状態」を「完了」に変更
• チェックボックスOFFにしたとき：「状態」を「進行中」に変更

OFFにしたときは、一気に「未着手」まで戻すでもいいと思います。

設定は右上にある「⚡️」かみなりマークを押し、［+ 新規オートメーション］から作成しましょう。

トリガーの設定

• トリガー：「プロパティが変更されたとき」
• プロパティ：「✅」
• 条件：「true に変更」

アクションの設定

• アクション：「プロパティを更新」
• プロパティ：「状態」
• 値：「完了」

トリガーの設定

• トリガー：「プロパティが変更されたとき」
• プロパティ：「✅」
• 条件：「false に変更」

アクションの設定

• アクション：「プロパティを更新」
• プロパティ：「状態」
• 値：「進行中」

これでチェックON/OFFしたときに「状態」も連動して変わるようになりました。

タスク完了時

• チェックボックスをクリック（✅）
• 自動的にステータスが「完了」に変更
• 完了タスクビュー（後述）に移動

完了取り消し時

• チェックボックスのチェックを外す
• 自動的にステータスが「進行中」に変更
• 未完了タスクビュー（後述）に表示

すでにあるビューで、「状態」の絞り込みをして、「完了」していないものだけを表示するとしてもいいし、新規でビューを追加してもいいと思います。

未完了タスクビューと完了タスクビューの設定例を記載しておきます。

ビューを追加して、ビュー名「未完了タスク」に設定しておきましょう。

フィルターを追加

• プロパティ：「状態」
• 条件：「次の値ではない」
• 値：「完了」

並び替えを設定

• 優先度（降順）
• 期限（昇順）

これで「状態」が「未着手」または「進行中」のタスクのみ表示されます。

ビューを追加して、ビュー名「完了タスク」に設定しておきましょう。

フィルターを追加

• プロパティ：「状態」
• 条件：「次の値に等しい」
• 値：「完了」

これで「状態」が「完了」のタスクのみ表示されます。

チェックボックスとオートメーションを組み合わせることで、タスク管理がより直感的で効率的になります。設定は少し手間がかかりますが、一度設定してしまえば、日々のタスク管理が格段に楽になりそうです。

ぜひ、みなさんも試してみてください！

o_wani

スタッフ

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大学卒業後、15年間WEB業界で働く。現在はマネジメントに従事していますが、ChatGPTの登場に触発され、このブログを再開。AIをパートナーに、自分で手を動かして実装する楽しさと喜びを再発見中。時代が変わりつつある中でも、陳腐化しない情報発信も目指しています。