[MCP連携]Notionでスケジュールとタスクを一元管理する効率的な方法
長年、スケジュールとタスク管理の効率化を模索してきた方も多いのではないでしょうか。会議やミーティングなどのスケジュール、日々発生するタスク、プロジェクトの進捗管理…これらを別々のツールで管理することの煩雑さに悩まされてきました。
本記事では、Notionのデータベース機能を活用した統合管理の方法と、Claudeデスクトップアプリとの連携による入力方法を共有したいと思います。たぶんみんなもうやってるかもしれない内容だけど、書いておきます。
スケジュールは「Googleカレンダー」に入れてなんとかやってきたし、タスクに限っては、紙に書いて管理していたよ…
ここまで、3つのツールとMCP連携をして来ましたが、NotionのデータベースをClaudeから操作するというのが、いまは一番便利でなんかすごい連携して良かったなって思います。
- ClaudeデスクトップとNotionをMCP連携していること
- Notionのデータベースを利用する
- プロパティ
- ビュー
- フィルター
Notionは初心者なのですが、Notionデータベースの操作とかいろいろ複雑なところを全部MCPが間に入っていい感じにやってくれるので、それが最高に素敵!
Notionデータベースによる統合管理の設計
プロパティとは、データベースの各項目(エントリー)に設定できる属性や特徴のことです。データベースの「列」に相当します。
基本的にプロパティを組み合わせることで、柔軟で効率的なタスク・スケジュール管理が可能になります。
- タスク内容
- 種類:Title
- 必須:はい
- 選択肢/入力形式:テキスト入力
- 色分け:なし
- 用途:タスクやスケジュールの名称
- 特徴・補足:データベースの主キー
- メモ
- 種類:Rich Text
- 必須:いいえ
- 選択肢/入力形式:リッチテキスト
- 色分け:なし
- 用途:詳細説明、補足情報
- 特徴・補足:箇条書き、リンク、装飾可能
- 日付
- 種類:Date
- 必須:いいえ
- 選択肢/入力形式:日付(開始・終了)
- 色分け:なし
- 用途:実施日、開催日時
- 特徴・補足:カレンダービューの基準
- 期限
- 種類:Date
- 必須:いいえ
- 選択肢/入力形式:日付(締切)
- 色分け:なし
- 用途:タスクの完了期限
- 特徴・補足:タスク用の締切管理
- 種別
- 種類:Select
- 必須:はい
- 選択肢/入力形式:スケジュール、タスク
- 色分け:スケジュール(青)、タスク(緑)
- 用途:アイテムの種類分け
- 特徴・補足:ビューのフィルター基準
- カテゴリ
- 種類:Select
- 必須:はい
- 選択肢/入力形式:仕事、個人、その他
- 色分け:仕事(青)、個人(緑)、その他(デフォルト)
- 用途:大分類による振り分け
- 特徴・補足:カテゴリ別の表示用
- プロジェクト
- 種類:Multi-Select
- 必須:いいえ
- 選択肢/入力形式:プロジェクトA、プロジェクトB、プロジェクトC、Kidsly
- 色分け:A(青)、B(緑)、C(赤)、Kidsly(黄)
- 用途:プロジェクトとの関連付け
- 特徴・補足:複数選択可能
- 状態
- 種類:Select
- 必須:はい
- 選択肢/入力形式:未着手、進行中、完了
- 色分け:未着手(グレー)、進行中(緑)、完了(紫)
- 用途:進捗管理
- 特徴・補足:カンバンビューの列として使用
- 優先度
- 種類:Select
- 必須:はい
- 選択肢/入力形式:高、中、低
- 色分け:高(赤)、中(黄)、低(青)
- 用途:重要度の設定
- 特徴・補足:ソート基準として使用
- 参加者
- 種類:Multi-Select
- 必須:いいえ
- 選択肢/入力形式:チームA、チームB
- 色分け:チームA(グレー)、チームB(ピンク)
- 用途:ミーティング参加者の管理
- 特徴・補足:複数選択可能、動的に追加可能
現状、Claudeデスクトップでやりとりして、最終的に上記のプロパティになりました。(「参加者」は不要だったりするかもしれません)
プロパティの効果的な設定
- 基本情報(タスク内容、日付、メモ)
- 分類(カテゴリ、プロジェクト)
- 状態管理(優先度、進捗状態)
- 種別による区別(スケジュール/タスク)
Notionデータベースへのビューの追加
Notionのビューとは、同じデータベースの内容を異なる方法で表示・整理する機能です。具体的に設定してみた3つのビューを例に説明します。
今週の予定を把握しましょう。
- 表示形式:カレンダービュー
- フィルター:
- 種別 = スケジュール
- 日付 = この週
- メリット:
- 時間軸で予定が視覚的に把握できる
- 空き時間も分かりやすい
下記に設定手順を記載します。
- 1:フィルターを選択する
- 2:[種別]を選択する
- 3:[スケジュール]を選択する
- 4:さらにフィルターを追加する
- 5:[日付]を選択する
- 6:[今][週]を設定する
上記の手順で、今週のスケジュールに絞られます。
今週のスケジュールしか見えないので、Monthly(月別)ではなく、Weekly(週別)形式に表示変更しましょう。
- 7:新規ボタンの左「…」をクリックしビューのオプションを開く
- 8:レイアウト[カレンダー]を選択する
- 9:カレンダーの表示方法[週]を選択する
最終的に下記の表示になりました。
さて、あと2つのビューです。上記のような細かい手順は省略します。
期限が迫るタスクを確認しましょう。
- 表示形式:リストビュー
- フィルター:
- 種別 = タスク
- 状態 ≠ 完了
- 並び替え:
- 第1条件:優先度(降順)
- 第2条件:期限(昇順)
- メリット:
- 優先的に取り組むべきタスクが明確
- 期限の近いものから順に表示
フィルター設定はこんな感じです。
最終的に下記の表示になりました。
プロジェクトの進捗を可視化しましょう。
- 表示形式:ボードビュー(カンバンビュー)
- グループ化
- グループ[状態]
- サブグループ[プロジェクト]
- 列の設定:状態((状態なし)/未着手/進行中/完了)
- メリット:
- プロジェクトごとの進捗が一目瞭然
- タスクをドラッグ&ドロップで状態変更可能
ここは手順を記載しておきます。
- 1:[ボードビュー]を選択する
ボードビューを選択すると下記のような状態になっています。(🚧 スケジュールとタスクの両方が表示されているので、種別をタスクに絞ると良いですね。)
新規ボタンの左「…」をクリックしビューのオプションを開き、グループの項目を確認すると、[状態]が選択されている。
- 2:サブグループで[プロジェクト]を選択する
表示を確認すると、下記のようになっている。
列の設定:状態は下記のようにしたいので、
- (状態なし)
- 未着手
- 進行中
- 完了
「完了」を列の仲間に加えます。
- 3:「完了」をクリックしてウィンドウを表示し「…」をクリック
- 4:「グループを表示」をクリック
最終的に下記の表示になりました。
Claude活用事例
プロジェクトAに、明日のタスクとして「見積もり提出」を追加したい。期限は明日の15時です。
はい、プロジェクトAの見積もり提出タスクを追加します。
View Result from notion_create_database_item from notion (local)
タスクを追加しました。設定した内容は以下の通りです:
- タスク内容:見積もり提出
- 種別:タスク
- プロジェクト:プロジェクトA
- 日付:2024-12-18(明日)
- 期限:2024-12-18 15:00
- 状態:未着手
- 優先度:高
- カテゴリ:仕事
このタスクは:
- 「Urgent Tasks」ビューで優先度の高いタスクとして表示
- 「Project Status」ビューでプロジェクトAの未着手タスクとして表示 されます。
他に追加や修正が必要な項目はありますか?
Notion側をみると確かに追加されています。
プロジェクトBで、明後日の11時から定例MTGのスケジュールを追加して
はい、プロジェクトBの定例MTGをスケジュールに追加します。
View Result from notion_create_database_item from notion (local)
定例MTGを追加しました。設定した内容は以下の通りです:
- タスク内容:定例MTG
- 種別:スケジュール
- プロジェクト:プロジェクトB
- 日付:2024-12-19 11:00-12:00(明後日11時から1時間)
- 状態:未着手
- 優先度:中
- カテゴリ:仕事
このスケジュールは「Weekly Schedule」ビューのカレンダーに表示されます。参加者の追加や、メモ(議題など)の追加が必要であれば、お申し付けください。
Notion側をみると確かに追加されています。
ありがとう。スケジュールを登録してって投げると、Notionに登録してくれるの、まるで秘書ですよね。
はい、その通りですね!まさに「デジタル秘書」のような感覚で使えるのが大きな特徴です。
特に便利な点として:
1. 自然な言葉で指示できる
- 「明日の11時から定例MTG」
- 「プロジェクトAの見積もり提出、期限は15時まで」 といった日常会話のような形で指示できる
2. 適切な判断で登録
- スケジュールかタスクかの判断
- 優先度の設定
- カテゴリの分類 など、文脈から適切な設定を判断
3. 一貫性のある管理
- プロパティの漏れがない
- フォーマットが統一される
- 必要な情報が整理される
4. 即座の対応
- リアルタイムで登録
- すぐにビューに反映
- 素早いフィードバック
普通の秘書さんのように「はい、承知しました」と応答しながら、的確に情報を整理して登録してくれる感覚ですね。これにより、スケジュール管理の負担が大きく減り、より本質的な業務に集中できそうです。
便利すぎますよね。。。
私も人間がより本質的なことに集中できるようになるのが、WEBシステム開発の意義だと思って日々取り組んで来ました。
こんな会話形式でいい感じにやってくれる、あいまいな指示を許容しながら、仕事の精度は高いなんて、、、
ホントすごい…👽️👽️👽️